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できるでしょ?

キーワード:会社のこと

投稿者:熊切

2018年09月26日 10:47

「この人にしか頼めない」

と、聞くと何となく優秀な人がいて頼れるようなイメージがありますが、そんなのは良くないことだと思ってます。

「出来る人に任せる」と、言うのが安心で無難だとは思いますが、「誰に頼んでもできるから」を、増やす為に属人的な業務を減らしていき、他のスタッフでも対応できる体制作りを目指しています。


今回は、管理課K1さん(女性・勤続二十数年)の仕事がパンパンな状態になってきたので、今月入社した新人さん(30代・女性)に業務の一部を担ってもらおうと思い、家賃集計システム関連の業務を引き継ぎすることにしてもらいました。


管理課K1 「簡単に言うけど教えるって大変なのよ」

クマ 「そうだけど、教えないでわかるような仕事じゃないんだから」

管理課K1 「そんな事わかってるけど、忙しすぎて時間が無いのよね」

クマ 「じゃぁ手順のマニュアル作ってくれるかな?」

管理課K1 「はぁ? もっと無理よ、そんな余裕ないんだから~」

新人さん 「私、説明受けながらマニュアル作りますから」

管理課K1 「そうしてもらえると助かる。 特に毎月25日以降は家賃の集計が始まるから忙しくてパンク寸前なのよ」 

そんな感じで、新人さんと一緒に今月の家賃集計をしてもらいながらマニュアル化して行くことになりました。

今回の属人化解消ミッションは家賃の集計業務です。

今どきは通帳に記帳された名前を契約者一覧でチェックするなんて感じではなく、銀行の口座データをPCに取込んで管理システムにマッチングさせています。
半分以上は自動対応なのですが、社宅代行さんや何室も借りている大手法人、保証会社が複数の物件の賃料をまとめて払ったりする等、イレギュラー対応がでてくるので、機械に全てお任せなどと言うレベルには至っておりません。

で、仕事は新人さんのパソコンに銀行データの引込ソフトを入れる事と、賃貸管理システムの設定をする事から始める感じです。

管理課K1 「私、そんなの全然わからないから頼みます」

クマ 「え・・・ 銀行の担当と管理ソフトの担当に電話して聞きながらやってみてよ」

管理課K1 「いやいや、説明するのが苦手なんだから無理だって」

クマ 「俺なんて入金のマッチング一度もやったことないんだから普段からやってること言えばいいだけだよ」

と、言いながら賃貸管理ソフトをいじってみると何だかそんな複雑に感じません。

銀行から送られたデータを賃貸管理サーバの保存ファイルに入れて、管理ソフトから読み取ってるだけだから、大したことないと思い設定完了。

クマ 「多分、これでOKだと思うよ」

管理課K1 「良かった~ じゃぁ やり方教えるからメモ取ってね」


新人さんへの指導が始まり、安心して業務に戻った10分後・・・


管理課K1 「データ取れてるんだけど入金額が1100万円になってたりするのよ」

クマ 「え~ ・・・ 壊れちゃったかな?」

管理課K1 「これ、壊れちゃったじゃ済まないと思うけど・・・」

クマ 「ホントに1100万円振り込んだ人がいるとか」

管理課K1 「いる訳ないでしょ! 冗談言ってる場合じゃなくてヤバ過ぎるわよ」

入金管理システムを壊してしまったとするとホント冗談では無くなります。

不動産投資.ME

仕事を中断して銀行や賃貸管理ソフトの会社に電話して復旧方法を教えてもらい1時間くらいかけて設定を直しました。

何か、銀行のデータを読み込む設定が間違っていたのが原因でしたが、入出金関連の分野をいじっちゃダメだったと反省しています

出来る人に任せる場合は、ホントに出来るのか見極めが大切です

不動産投資.ME

夜は、当社の営業課N君、新人君とグループ会社の売買担当と飲み会。

地元飲みだったのと、仲間同士話が盛り上がった事でお店の閉店時間まで飲んでしまいました。

楽しいひと時でしたよ

不動産投資.ME

そして、本日26日は定休日なのですが、朝8時に出社して会社の照明器具交換に立ち会っています。

大昔から使っていた蛍光管タイプの直管を全部LEDに交換するのですが、管だけの交換ができないとの事で全器具交換となりますので、休業日にしか作業できません。

夕方までに終われば良いのですがね・・・


ではまた明日。

賃貸管理クレーム日記さんの著書